Departamento de Serviços e Logística

Chamamos de “serviços e logística” tudo aquilo que faz parte do processo que abrange a armazenagem e distribuição de bens, serviços terceirizados, transporte escolar e frota. Assim, esse Departamento tem a função de planejar, gerenciar e promover a adequada execução das atividades, o que é fundamental para garantir a qualidade do trabalho e a satisfação de nossos alunos e servidores públicos, contribuindo para a garantia do funcionamento de cada Unidade Escolar que compõe a Rede Municipal de Ensino.

O Departamento de Serviços e Logística conta com os seguintes setores, cada um tem o seu objetivo específico, a saber:

– GESTÃO CONTÁBIL DAS APMF’s
A relação entre a APMF e o escritório de contabilidade deve ser bem definida. Enquanto o escritório cuida das tarefas técnicas e fiscais, a APMF é responsável pelo controle interno e organização e envio das documentações. Nesse contexto, nosso setor atua como um elo entre ambos, esclarecendo dúvidas e oferecendo suporte nas operações.

• Responsabilidades da APMF
  – Organizar e encaminhar documentos financeiros (notas fiscais, recibos, contratos, extratos bancários).
  – Cumprir as diretrizes do estatuto e regulamentos da Secretaria de Educação.
• Responsabilidades do Escritório de Contabilidade
  – Escriturar os registros contábeis e elaborar demonstrativos financeiros.
  – Emitir guias de impostos, se houver tributos a pagar.
  – Elaborar e enviar obrigações acessórias (Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – se necessário).
  – Auxiliar na prestação de contas aos órgãos competentes.
• Fluxo de Documentação e Processos
  Para que a gestão funcione de forma eficiente, deve haver um fluxo regular de troca de informações e documentos.
  • Passos do Processo
    1. Recebimento e Organização de Documentos
    – A APMF coleta recibos, notas fiscais, comprovantes bancários e contratos.
    – Organiza e envia ao escritório mensalmente (conforme acordado).
    2. Escrituração Contábil e Obrigações Legais
    – O escritório de contabilidade realiza a escrituração e gera relatórios financeiros.
    – Emissão de balancetes e relatórios periódicos para prestação de contas.
    3. Regularização Fiscal e Jurídica
    – Escritório acompanha e garante que a APMF esteja regularizada (CNPJ ativo, tributos pagos, documentos entregues).

– Setor de Transporte Escolar

O Setor de Transporte tem como principal objetivo garantir o deslocamento seguro e eficiente dos estudantes para suas instituições de ensino. A gestão do contrato de prestação de serviços de transporte escolar visa proporcionar transporte confiável, que atenda às necessidades dos alunos, garantindo a eles a chegada e retorno pontuais e seguros nas escolas e em suas residências.

A finalidade primordial é:

• Fornecer um serviço seguro e confiável que permita aos estudantes acessar a educação sem obstáculos relacionados ao transporte;
• Oferecer comodidade aos pais e responsáveis, proporcionando-lhes a tranquilidade de saber que seus filhos estão sendo transportados de forma segura à escola e de volta para casa;
• Desempenhar um papel crucial na garantia do acesso universal à educação, especialmente em áreas onde o transporte público pode ser limitado ou inexistente;
• Coordenar e possibilitar políticas públicas de acessibilidade, proporcionando o direito de mobilidade a crianças e jovens que de outra forma não teriam acesso ao transporte, e que estes estejam adequados para atendê-los, haja vista a necessidade de deslocamentos em áreas inóspitas devido as suas características topográficas, elevando-se a isso a peculiaridade das deficiências e/ou síndromes, onde se constata que a criança e/ou jovem, em razão das patologias tem dificuldades de utilizar o transporte coletivo regular;
• Monitorar os veículos, adaptados e adequados ao transporte das pessoas com deficiência física ou com mobilidade reduzida severa.

– Setor de Suprimentos – Centro de Distribuição e Logística

Administra o recebimento, armazenamento, controle e distribuição de produtos de consumo para atendimento das necessidades das Unidades Escolares da Rede Municipal de Ensino. De que forma?

• Realizando o armazenamento adequado de materiais, proporcionando um local seguro e organizado, protegendo-os de danos, perdas ou roubo;
• Controlando o estoque, por meio de monitoramento da entrada e saída de materiais, registro das movimentações, garantindo um controle preciso do estoque, além de contribuir para a
  redução de custos, através do controle efetivo, evitando excessos ou faltas, garantido que os recursos da Secretaria Municipal de Educação sejam utilizados de forma eficiente;
• Garantindo o suporte às operações, através do fornecimento dos materiais no momento oportuno, desempenhando assim, um papel fundamental no suporte às operações das Unidades, garantindo que as atividades escolares possam ser realizadas de maneira eficiente e sem interrupções devido à falta de materiais.

– Setor de Patrimônio – Centro de Distribuição e Logística

O Setor de Patrimônio é responsável pelo controle interno de zelo e guarda de mobiliário e equipamentos, sendo desempenhado com o objetivo de assegurar o registro de informações fidedignas sobre a localização física de mobiliário e equipamentos pertencentes ao poder público municipal, bem como o servidor responsável, as movimentações, o estado de conservação e, também, o histórico, desde os detalhes iniciais referentes à aquisição aos detalhes finais por ocasião do desfazimento do bem. O controle é registrado no Sistema de Patrimônio da Secretaria Municipal de Administração, atestando confiabilidade dos balanços patrimoniais e, também, os processos de prestação de contas.

• A função do Setor de Patrimônio é a de registrar, controlar e atualizar de forma permanente a documentação dos bens móveis.
• Identificar com numeração própria e codificada os bens patrimoniais, imediatamente após sua conferência técnica e aceite.
• Emitir os termos de responsabilidade e obter assinatura do gestor da Unidade Escolar que ficará responsável perante a administração dos bens em uso.
• Conciliar, em conjunto com o Departamento de Patrimônio da Secretaria Municipal de Administração, os registros dos lançamentos e saldos patrimoniais e físicos.

– Coordenação de PDDE

• Acompanhar e controlar o PDDE – Programa Dinheiro Direto na Escola, orientando as Unidades Escolares quanto aos comunicados do FNDE, aplicação dos recursos e prestação de contas, realizando reuniões quando necessárias com os gestores das Unidades;
• Acompanhar e conferir os lançamentos das prestações de contas na plataforma BB Gestão Ágil e pastas de prestações de contas entregues pelas unidades escolares. Efetuar os lançamentos das prestações no sistema SigPC- Sistema de Gestão de Prestação de Contas.